Danh sách khách mời là một trong những điều quan trọng trong sự kiện mà dân Event đều phải biết. Trong chương trình, sẽ có một vị trí đảm nhiệm công việc này gọi là “trợ lý MC“. Nhưng ‘vũ khí’ này tuy nhỏ nhưng có võ không thể ngờ, chỉ cần một sai sót nhỏ về việc cập nhật danh sách cũng sẽ làm ảnh hưởng sự kiện. Vậy đâu sẽ là cách giải pháp cho những lỗi sai này để dân Event có thể khắc phục?
1. Không nhận được danh sách VIP trước sự kiện:
– Việc cập nhật danh sách muộn sẽ gây khó khăn cho MC trong chương trình. Vì thế, để an toàn, trợ lý MC cần phải lấy danh sách VIP từ khách hàng trước sự kiện tối thiểu là 3 ngày. Nhưng thường khách hàng sẽ lấy lí do là chưa có hoặc là chưa đủ mà không gửi không agency.
– Lúc này, agency phải tìm mọi cách để có ít nhất là danh sách VIP dự kiến, có thể nói rằng: “Tụi em cần danh sách dự kiến để MC xem trước, đọc sơ qua tập duyệt và nhớ nội dung. Đến hôm diễn ra sự kiện mình sẽ update lại một lần nữa: gạch bỏ người không có mặt hoặc bổ sung…“
2. Cập nhật sót danh sách VIP:
– Trong sự kiện, bạn trợ lý MC có nhiệm vụ trước sự kiện 30ph phải liên lạc với đại diện bên khách hàng (người có thể biết và cập nhật được danh sách VIP cho mình) để check lại một lần nữa danh sách, đảm bảo đúng – đủ – chính xác. Nếu cần thiết, có thể ký nháy xác nhận để phòng trường hợp xảy ra sai sót, hai bên sẽ đổ lỗi cho nhau.
– Đối với những VIP đến muộn sau khi MC đã giới thiệu xong khách mời, trợ lý MC có trách nhiệm cập nhật danh sách bổ sung và nhắc MC giới thiệu lúc sau (tùy theo kịch bản chương trình mà mình lồng ghép)
3. MC đọc sai tên khách mời:
– Đây là một lỗi thường gặp rất nhiều ở các sự kiện và nó để lại ảnh hưởng không hề nhỏ. Đối với những khách mời có tên nước ngoài hoặc tên có ký tự đặc biệt, để tránh trường hợp này, trợ lý MC phải check kỹ với khách hàng đã đúng chính tả và cách đọc tên khách hàng chưa. Sau đó, phổ biến lại với MC và tập duyệt kỹ ở phần này. (phần tập duyệt trước chương trình gọi là rehearsal)
4. Một số lưu ý về ngữ pháp:
– Tuyệt đối không viết tắt, đặc biệt là chức vụ khách mời, vì như vậy sẽ gây nhầm lẫn và lúng túng cho MC.
– Trong danh sách luôn chừa khoảng trống để trường hợp nếu có phát sinh thêm vẫn có thể bổ sung mà không làm rối bản scripts.
Tuy đây chỉ là thao tác nhỏ trong sự kiện nhưng tính chất nó quyết định cho mức độ chuyên nghiệp của sự kiện là rất lớn, bởi sự chỉn chu, chi tiết từ những điều nhỏ nhất sẽ giúp cho bạn ghi điểm trong mắt của khách hàng một cách dễ dàng.
—
Apex Multimedia – Chuyên gia về Tổ chức sự kiện – Công nghệ & Hạ tầng kỹ thuật trình diễn lễ hội
SÁNG TẠO – CÔNG NGHỆ – CHỈN CHU
🌐 www.apexmedia.vn
📍 240, đường 3/2, P.12, Q.10, TP.HCM
☎️ 028 3862 008
