Sự ảnh hưởng của đại dịch Covid 19 khiến cho việc tiếp cận khách hàng của các doanh nghiệp thông qua sự kiện truyền thống trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Trước tình hình đó, nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng thích nghi, thay đổi phương thức tiếp cận khách hàng để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, sự kiện trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và trở thành kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng. Không chỉ nổi bật với những ưu thế về mặt kinh tế, sự kiện trực tuyến còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính kết nối với khách hàng trong thời đại “khoảng cách”. Hôm nay, mời cả nhà cùng Apex tìm hiểu về Zoom, nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến với nhiều tính năng hữu ích và cách Apex khai thác triệt để những tính năng của nền tảng này trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến nhé!

Có thể nói sau hai năm nền kinh tế chịu nhiều ảnh hưởng từ dịch bệnh, Zoom trở thành một nền tảng tổ chức các cuộc họp, hội nghị trực tuyến phổ biến nhất thế giới với tổng số lượt tải về đứng đầu trên Apple năm 2020. Nhiều trường học, doanh nghiệp, cá nhân đã sử dụng Zoom đều đặn mỗi ngày để duy trì các hoạt động của mình. Đặc biệt hơn, hoạt động kinh doanh của nhiều tổ chức vẫn đảm bảo chất lượng nhờ ứng dụng triệt để nền tảng này trong việc làm cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. So với nhiều nền tảng họp trực tuyến khác như Google Hangout Meet, Microsoft Teams, Skype… Zoom chiếm phần lớn ưu thế bởi sự đa dạng trong tính năng đã góp phần tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Hiện tại Zoom có 4 phần mềm chính: Zoom Webinar, Zoom Meeting, Zoom Room, Zoom Phone. Tuy nhiên, đối với người làm sự kiện, Zoom Webinar và Zoom Meeting là hai phần mềm được sử dụng  chủ yếu. Trong bài viết này, Apex sẽ tập trung phân tích những tính năng nổi bật của hai phần mềm này dựa trên kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến cho các khách hàng trong mùa giãn cách vừa qua.

Sở dĩ Zoom trở thành nền tảng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi nó cung cấp cho người dùng những tính năng tuyệt vời giúp thu hẹp khoảng cách giữa người tổ chức với khách tham dự. Một số tính năng từ cơ bản đến nâng cao có thể kể đến như:

Zoom Meeting là phần mềm tổ chức hội thảo thường phục vụ các mục đích như tổ chức lớp học, các cuộc họp,… Phần mềm này tạo nên sự liên kết giữa những người tham gia, thậm chí với tính năng Breakroom người dùng có thể chia nhóm nhỏ để thảo luận, tương tác bằng cách mở micro, video. Thời gian vừa qua Apex đã sử dụng hiệu quả phần mềm Zoom Meeting để triển khai các lớp học trực tuyến của Apex Training Hub. Zoom Meeting cực kỳ phù hợp cho những lớp học, hội thảo trực tuyến cần có sự tham gia, tương tác đa chiều và cần đóng góp ý kiến của nhiều người. Ngoài ra, đối với sự kiện mở bán bất động sản của Hưng Vượng Developer vừa được thực hiện sáng nay, Apex cũng chọn sử dụng phần mềm này để tổ chức Virtual Event. Vì đặc trưng của một sự kiện bất động sản là bầu không khí náo nhiệt, hào hứng vậy nên dù tổ chức online Apex vẫn cố gắng đảm bảo truyền tải được tinh thần ấy một cách trọn vẹn. Những cuộc trò chuyện giữa MC chương trình với đại diện các sàn giao dịch hay các chủ đầu tư từ khắp nơi trên cả nước được diễn ra liên tục, hiệu quả giúp sự kiện giữ nhịp sôi động trong suốt thời gian diễn ra.

Với những rào cản về an toàn cho sự kiện, Zoom Meeting cho phép người dùng lựa chọn các tính năng:

– Lock Meeting: Không cho ai tham gia cuộc họp nữa

– Enable Waiting room: Cho phép người tham gia ở phòng chờ

– Allow Participants to: Cho phép người dùng

Với đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến, để kiểm soát số lượng cũng như chất lượng người tham dự một cách triệt để, hãy bật chế độ “Enable Waiting room” ngay từ đầu. Tiếp theo cần kiểm soát quyền sử dụng các tính năng của người tham dự bằng “Allow Participants to”. Với những lưu ý này, các bạn sẽ hoàn toàn kiểm soát được những rủi ro không mong muốn, ví dụ người tham dự bật mic gây ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh sự kiện, thậm chí có những “vị khách không mời mà đến” sẽ khiến sự kiện gặp nhiều rắc rối.

Ngoài ra, BREAKROOM cũng là một tính năng nổi bật mà chúng ta cần khai thác triệt để cho sự kiện. Không chỉ tạo những phòng học nhỏ để học viên các nhóm trao đổi ý kiến trong các lớp học của Apex Training Hub, Breakroom đã được Apex sử dụng một cách sáng tạo hơn với mục đích định danh người tham dự trong những sự kiện lớn. Với sự kiện Virtual reality Experience in owning Limited Edition Real Estate “Feel the Viber” của khách hàng Hưng Vượng Developer, tính năng này đã được Apex sử dụng để tạo không gian riêng tạo điều kiện cho các Sales tư vấn trực tiếp với khách hàng.

Zoom Webinar là phần mềm all-in-one, hỗ trợ tổ chức hội thảo thu phí; email tự động nhắc nhở; quyền kiểm soát tất cả người tham dự. So với Zoom Meeting, Zoom Webibar được đánh giá là phần mềm “xịn sò” hơn bởi nhiều tính năng đặc biệt “add-on”. Tuy nhiên, với kinh nghiệm sử dụng Zoom của Apex, không có phần mềm nào xịn hơn vì mỗi sự lựa chọn đều mang lại những giá trị khác nhau, điều quan trọng là tính phù hợp với mục đích sử dụng của sự kiện.

Vậy Zoom Webinar sở hữu những tính năng “add-on” thú vị như thế nào so với Zoom Meeting?

Với sự xuất hiện của vai trò “Panelists và Attendees”, Webinar giúp chúng ta dễ dàng phân quyền cho người tham dự. Đối với những hội thảo trực tuyến Apex đã tổ chức cho Cargill Việt Nam, thông thường BTC sẽ được cấp quyền Panelists và khách tham dự là Attendees. Khi trở thành Panelists chúng ta dễ dàng trao đổi với nhau qua box chat mà không sợ người tham dự nhìn thấy, Panelists hoàn toàn có thể chia sẻ màn hình, kiểm soát quyền bật, tắt tiếng/ video của chính mình. Trong một hội thảo trực tuyến, BTC, diễn giả sẽ là người được cấp quyền Panelists để chủ động kết nối. Với Webinar, người tham dự về cơ bản sẽ ở chế độ nghe và không thể tự bật/tắt tiếng của mình. Khi cần tương tác với khách hàng, BTC sẽ chủ động bật tiếng để giao lưu. Bởi những rào cản về việc tương tác, webinar cho ra đời tính năng Q&A, nơi người tham dự đặt câu hỏi tương tác với diễn giả một cách dễ dàng, có hệ thống khi tách biệt với phần bình luận trong ô chat. Trong các hội thảo trực tuyến của Cargill, khách hàng sẽ được lắng nghe những chia sẻ từ các lãnh đạo, sau đó nếu có bất kì thắc mắc khách hàng sẽ trực tiếp đặt câu hỏi ở mục Q&A.

Zoom Webinar có đầy đủ các Add-ons hỗ trợ như Zoom Meeting từ lúc thiết lập, điều hành và kết thúc buổi hội thảo giúp tăng sự tương tác, hiệu quả và đánh giá chất lượng của một webinar chất lượng và hiệu quả.

Về cơ bản cả hai phần mềm đều cung cấp những tính năng giống nhau đảm bảo cho việc kết nối giữa các bên tham gia, tuy nhiên với những tính năng chuyên biệt như trên, cả hai phần mềm đều thể hiện những ưu điểm nổi bật trong việc phục vụ những mục đích khác nhau:

Hãy sử dụng Zoom Meeting nếu sự kiện của bạn cần sự tương tác từ nhiều phía, đó có thể là cuộc họp lấy ý kiến hay một sự kiện cần sự giao lưu giữa BTC và người tham dự để tạo nên bầu không khí sôi động, náo nhiệt hoặc thân mật, gắn kết.

Hãy sử dụng Zoom Webinar nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện lớn mở cửa cho công chúng nhưng hoàn toàn có thể hạn chế quyền truy cập micro, video của người tham dự. Mặc dù Zoom cung cấp các tùy chọn để bạn hòa nhập hơn với những người tham dự nhưng với Webinar thường chỉ có một hoặc một vài người nói chuyện với khán giả. Điều đó hạn chế được những rủi ro không đáng có và góp phần đem đến sự liền mạch cho sự kiện.

—

Zoom là một nền tảng sở hữu nhiều tính năng tuyệt vời giúp những nhà tổ chức sự kiện tạo nên những dấu ấn độc đáo trong thời đại hiện nay. Với những tính năng sẵn có, hãy thỏa sức sáng tạo để mang đến những trải nghiệm tối ưu cho khách tham dự. Hy vọng những kinh nghiệm mà Apex vừa chia sẻ có thể giúp các bạn hiểu hơn về Zoom và những tính năng cực kỳ hữu ích ứng dụng trong việc tổ chức sự kiện.