Sau khi hết đại dịch, việc hạn chế tập trung đông người rõ ràng trở thành tâm lý chung. Cảm xúc “càng đông càng vui” dần giảm đi, thay vào đó, mọi người sẽ sử dụng nhiều hơn công cụ trực tuyến. Vậy câu hỏi là liệu hội họp, hội thảo, hội nghị và các thể loại “hội” có thể thay thế bằng trực tuyến? Hãy xem bảng phân tích như sau để thấy kết quả thế nào nhé!

Lấy ví dụ một hội nghị, nếu đưa ra tiêu chí so sánh giữa tổ chức trực tiếp (offline) và tổ chức trực tuyến (online) thì chúng ta sẽ có những tiêu chí sau:

1.NỘI DUNG TRUYỀN TẢI

Được hiểu là những thông tin, nội dung buổi họp, các văn bản, file trình chiếu… Ở khoảng này, cả sự kiện offline hay online đều có thể đảm bảo.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 10

2. TỐC ĐỘ TRAO ĐỔI:

Việc trao đổi trực tiếp “face to face” chắc chắn sẽ thuận tiện và nhanh hơn. Việc trao đổi online phụ thuộc vào đường truyền, công nghệ. Nhưng hiện nay việc trang bị một đường truyền ổn định đã dễ dàng hơn vậy nên sự chênh lệch tốc độ trao đổi giữa 2 loại hình này không còn là mối bận tâm quá lớn.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 9

3. TÍNH CHỈN CHU, NGHIÊM TÚC:

Tác phong lịch sự, trang phục nghiêm túc khi đi họp offline đã là văn hóa cơ bản trong xã hội. Tham dự sự kiện online dễ làm cho mọi người có tâm lý ỷ lại do người tham dự có thể ở bất kỳ nơi đâu, trang phục nhiều khi mang tính đối phó, đặc biệt là ngồi ở nhà tham dự.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 7

4. TÍNH CẢM NHẬN:

Nếu offline chúng ta có thể cảm nhận cả 4/5 giác quan: thị giác – thính giác – xúc giác – cảm giác (vì hội họp nên trừ vị giác) thì online chỉ còn 1,5. Mất đi 2,5 giác quan là xúc giác (bắt tay, ôm chào hỏi, nhiệt độ), khướu giác (mùi hương tại sự kiện) và 50% thị giác (giảm cảm xúc không gian do giới hạn góc nhìn). Rõ ràng khi mọi người đều chung một không gian sẽ tạo các giác quan như nhau, thì xu hướng cảm xúc giống nhau.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 5

5. TÍNH TẬP TRUNG:

Đã họp thì phải tập trung, đó là điều cơ bản, tuy nhiên việc ảnh hưởng đến sự tập trung đó thì việc tham dự một sự kiện online dễ vướng vào hơn. Ví dụ: bạn ngồi trên xe họp, chỉ một cú thắng mạnh là bạn mất tập trung ngay. Tính tập trung còn bị ảnh hưởng đến từ hành động làm việc riêng trong lúc họp của người tham dự, do họ nghĩ rằng việc này không ai thấy được! Khắc phục việc này thì cũng dễ, chỉ cần người dự họp chuẩn bị chỗ ngồi họp ít ảnh hưởng nhất và tạo kỷ luật bản thân mình. Nhưng dù sao thì nguy cơ mất tập trung của việc tham dự sự kiện online vẫn cao.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 8

6. NGÔN NGỮ HÌNH THỂ:

Cảm nhận một nội dung, một vấn đề nào đó còn liên quan đến ngôn ngữ hình thể của người nói để dẫn dắt người nghe/xem. Việc hạn chế trong khung hình máy quay online làm giảm góc nhìn của người xem, nên ngôn ngữ hình thể không thể hiện rõ. Việc này hoàn toàn có thể khắc phục bằng cách đặt góc máy quay phù hợp, nhiều máy quay (nếu được). 10 – 8
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 8

7. TÍNH MINH BẠCH:

Đây là vấn đề lớn của online, đặc biệt trong các cuộc họp cần biểu quyết. Nhưng may mắn hiện nay đã có công nghệ Blockchain, nền tảng này ứng dụng trong mọi lĩnh vực từ nông nghiệp, giáo dục, y tế, tài chính, ngân hàng… Cốt lõi của Blockchain là rất rất khó để can thiệp chỉnh sửa, tẩy xóa nội dung.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 – 10

8. CHI PHÍ:

Chi phí tổ chức online rõ ràng thấp hơn rất nhiều so với offline. Càng đông thì online lại càng tiết kiệm. Từ việc chi phí mặt bằng, điện nước, hơn hết là thời gian di chuyển đến cuộc họp, đặc biệt tại các thành phố lớn với tình trạng kẹt xe mỗi ngày. 5 – 10.
Tỷ lệ điểm offline – online: 5 – 10

9. NHÂN SỰ:

Tùy theo quy mô của buổi họp, nhưng online đang hướng đến việc người dùng tự tổ chức, tự điều khiển, không cần các bộ phận hay chuyên gia can thiệp nên nguồn nhân lực là yếu tố có thể sử dụng hiệu quả hơn với hình thức sự kiện online.
Tỷ lệ điểm offline – online: 7 – 10

10. TRANG THIẾT BỊ:

Nếu là đầu tư cố định cho một phòng họp thì sẽ không có gì để nói vì thiết bị hội nghị trực tuyến cũng giống như đầu tư hệ thống máy tính văn phòng. Xét về yếu tố thuê thiết bị cho một hội nghị trực tuyến có tổ chức sân khấu thì việc giảm số tiền thuê âm thanh xuống (vì ít người dự) bù lại thuê thiết bị hội thảo thì như nhau.
Tỷ lệ điểm offline – online: 10 -10

Tổng kết điểm: offline 92 – 87 online.

Chênh lệc 5 điểm! Điều này phần nào chứng tỏ rằng, hình thức sự kiện online đang dần có thể thay thế các sự kiện offline mà không làm giảm đi chất lượng cũng như tiêu chuẩn của một sự kiện chuyên nghiệp nếu không phải nói rằng việc áp dụng công nghệ vào sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu.

Theo  Mr Nguyễn Thân – CEO Prosound Center Vietnam