Chúng ta thường nghĩ rằng, mình vốn là người hiểu rõ bản thân mình nhất, do đó sẽ chẳng có lý do nào mà mình không biết rõ điều mình muốn được, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, và với các sự kiện lớn. Tuy nhiên, trên thực tế, điều mà mình “thực sự muốn” lại khác xa rất nhiều!
Điều mà bạn thực sự muốn khi tổ chức một sự kiện được hiểu là:
Mục tiêu cao nhất, quan trọng nhất cần giải quyết và đó được xem là ưu tiên số 1 của bạn dành cho sự kiện.
Ý nghĩa sâu sắc nhất, đậm nét nhất, giá trị nhất mà thông qua những giây phút ngắn ngủi nhưng ấn tượng bạn có thể mang đến cho khách tham dự.
Thông điệp duy nhất cần nhấn mạnh, thật sắc nét, để tất cả người tham dự đón nhận được và in sâu trong trí nhớ của họ khi sự kiện kết thúc.
Câu chuyện duy nhất, chặt chẽ nhất về thương hiệu, về doanh nghiệp mà bạn muốn kể, muốn nhắn gửi đến công chúng.
Phong cách nhất quán nhất xuyên suốt dành cho sự kiện.
Sự kiện chỉ nên có một thông điệp duy nhất muốn nhấn mạnh để tất cả người tham dự đón nhận được và in sâu trong trí nhớ của họ
Và với những mong muốn, mục tiêu rõ ràng mà bạn dành cho sự kiện, sẽ giúp bạn mang đến:
Một sự kiện mà nếu logo của công ty bạn có bị che đi thì người tham dự và cả những công chúng đón nhận từ việc truyền thông vẫn biết sự kiện này của doanh nghiệp nào.
Tất cả người tham dự sẽ được truyền cảm hứng mạnh mẽ về câu chuyện mà bạn mang đến cho sự kiện, đó là câu chuyện về doanh nghiệp của bạn, về những gì bạn đang thực hiện, về những gì bạn muốn nói. Và từ nguồn cảm hứng ấy ít nhất họ phải thực hiện một điều gì đó sau sự kiện như sống tốt hơn, tích cực hơn, làm việc hiệu quả hơn (đối với nhân sự nội bộ doanh nghiệp); hay mua hàng của bạn thường xuyên hơn vì tin vào sứ mệnh của bạn, hợp tác với bạn thường xuyên hơn (đối với đối tác, khách hàng) hoặc chỉ đơn giản là truyền lại thông điệp đó cho người khác và cứ thế mọi điều đẹp đẽ nhất đã được lan tỏa.
Và một sự kiện không phải diễn ra trong hai hay bốn giờ mà thôi, nó phải được nhắc lại, giá trị để lại vài tháng hay thậm chí nhiều năm sau đó. Điều này mới xứng đáng cho doanh nghiệp của bạn bỏ tiền đầu tư vào sự kiện.
Nếu logo của công ty bạn có bị che đi thì người tham dự và cả những công chúng đón nhận từ việc truyền thông vẫn biết sự kiện này của doanh nghiệp nào
Tất cả người tham dự sẽ được truyền cảm hứng mạnh mẽ về câu chuyện mà bạn mang đến cho sự kiện
Đó là “quả ngọt” của việc có những mục tiêu, ý nghĩa rõ ràng và đầu tư cả tâm huyết vào một sự kiện. Vậy ngược lại, nếu mục tiêu hay ý nghĩa của sự kiện nhiều hơn 1 thì điều gì sẽ xảy ra? Đó có thể là, sau khi sự kiện kết thúc, sẽ không ai nhớ được bạn là ai, bạn muốn gì. Người tham dự sẽ không thấy được họ trong sự kiện đó, họ đến để vui thôi, để chúc mừng bạn thôi, và chẳng có gì gọi là hành động sau khi sự kiện kết thúc. Hay đáng buồn hơn, là số tiền bạn bỏ ra cùng tất cả sự đầu tư về chất xám, tâm huyết, đã trở nên lãng phí.
Apex chia sẻ những điều trên đây và muốn truyền đi một cách mạnh mẽ khi vừa qua, Apex tổ chức một sự kiện và tham dự một sự kiện với cùng một nội dung là kỷ niệm năm thành lập, để rồi nhận ra trách nhiệm của mình cần phải lên tiếng mạnh hơn cho điều này, để tránh lãng phí công sức và cả chi phí của các bên khi tổ chức sự kiện, vì Apex hiểu rõ hơn ai hết, việc tổ chức một sự kiện không bao giờ là dễ dàng. Sự kiện mà Apex được tham dự đó, là sự kiện lớn của một thương hiệu rất lớn, thế nhưng:
Một câu chuyện quá tham lam về nội dung, cả quá khứ – hiện tại – tương lai, mà mạch câu chuyện lại không đủ chặt chẽ để xâu chuỗi lại đã khiến tất cả rời rạc thành từng mảnh. Vì vậy, nên khách tham dự hầu hết cảm nhận rằng, dường như đây sự kiện chỉ dành cho nội bộ chứ không dành cho mình.
Sự kiện có sự tham dự của lãnh đạo cao cấp trung ương và địa phương, đối tác khách hàng và nhân viên, thế nhưng, công tác đón tiếp lại không chu đáo, không ai biết cần phải làm gì, gặp ai, ngồi ở đâu dẫn đến việc khách mời cảm thấy lạc lõng và không được tôn trọng.
Phần lễ dài 130 phút cũng là một điểm trừ rất lớn. Trong 2 giờ đồng hồ liên tiếp khách mời phải ngồi yên để theo dõi một câu chuyện rời rạc. Nếu là bạn khi phải ngồi yên một chỗ trong hơn 2 giờ đồng hồ với một chiếc bao tử trống rỗng khi chưa được dùng tiệc, thì liệu bạn có cảm nhận được thông điệp chương trình một cách sâu sắc không?
Dù khách mời có là người thân thiết với doanh nghiệp bạn đến nhường nào thì việc tiếp đón và đối đãi cũng không được xuề xòa. Cũng vì phần đón khách không được tốt đã khiến MC giới thiệu không đúng tên và chức danh của khách mời, thậm chí danh sách đại biểu được cập nhật và giới thiệu đến hơn cả chục lần khác nhau.
Đến những phần trình diễn với những động tác và trang phục không phù hợp, phần tri ân không có điều phối đã khiến sân khấu rơi vào hỗn loạn và không còn trang trọng, những phần phát biểu không rõ được sắp xếp theo thứ tự nào. Tất cả những lơ là và thiếu chỉn chu ấy đã khiến một sự kiện để lại hình ảnh không đẹp trong lòng khách tham dự.
Ngay từ khâu đón khách mọi thứ phải thật chỉn chu
Apex hiểu rằng, khi chúng ta bỏ một khoản tiền không nhỏ để làm sự kiện, chúng ta mong muốn nhận lại rất nhiều. Nhưng hãy để số tiền ấy cùng với tất cả công sức của bạn là khoảng đầu tư chất lượng, chứ không phải là chi phí mất đi. Và Apex cũng hiểu rằng, khi tổ chức một sự kiện, không chỉ Apex mà cả bạn, chúng ta luôn mong muốn sự kiện để lại một dấu ấn đẹp không chỉ ở riêng trong lòng khách tham dự mà còn là dấu ấn đẹp trên hành trình của riêng bạn. Vì thế, những chia sẻ của Apex gửi đến bạn trong bài viết này, cũng chính là những trăn trở trong vai trò là một người bạn đồng hành, một người tư vấn tận tâm mỗi khi được bạn nhớ đến, tìm đến và gởi gắm niềm tin khi tạo nên một “tác phẩm nghệ thuật” mang tên Sự Kiện. Mong rằng qua bài viết này, sẽ giúp bạn hình dung được bức tranh sự kiện mà mình đang mong muốn sẽ như thế nào. Và nếu hình dung ấy vẫn còn chưa rõ nét, hãy nhớ đến Apex như một người bạn nhiệt thành, đáng tin cậy và luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!
Apex luôn là một người bạn nhiệt thành, đáng tin cậy và luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn
