Theo bạn, một câu chuyện sự kiện được xem là chuyển tải trọn vẹn và thành công, sẽ nhờ vào những yếu tố nào? Phải chăng là cốt truyện thú vị, thông điệp giàu cảm xúc hay sự hỗ trợ công phu từ âm thanh ánh sáng? Tất cả, đều là yếu tố quyết định quan trọng, được hiểu là phần cứng và phần mềm của một tác phẩm mang tên Sự kiện. Nhưng để làm tất cả những yếu tố ấy trở nên có hồn và chạm sâu đến tâm trí người tham dự, thì sự xuất hiện của một người dẫn dắt phù hợp, am hiểu ngành nghề, am hiểu khách hàng, có thần thái, có kinh nghiệm, hợp tác tốt là điều kiện tiên quyết để giúp sự kiện trở thành một tác phẩm nghệ thuật truyền tải được trọn vẹn ý nghĩa và để lại dấu ấn trong lòng người tham dự.
Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức, đội ngũ Apex hiểu rõ được vị trí, giá trị mà người MC mang lại cho sự kiện của các doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn và làm việc với MC sao cho thật chỉn chu không chỉ là cách mà Apex giúp cho tác phẩm nghệ thuật của mình đạt được sự hoàn mỹ, mà là một phần việc rất quan trọng đáp lại sự tin tưởng tuyệt đối mà khách hàng đã trao gửi cho Apex.
Quy trình làm việc cùng MC
Trong một sự kiện gần đây, đội ngũ Apex có một buổi chạy sự kiện offline, cũng có thể gọi là buổi tổng dợt với hai người dẫn chương trình, chỉ là với hai người dẫn, trước sự kiện diễn ra hai ngày.
Đây là một bước bắt buộc trong quy trình sản xuất và vận hành sự kiện của Apex, từ việc họp triển khai tại Apex, và chạy sự kiện như thật tại sân khấu ngay trước khi sự kiện diễn ra. Như vậy, khi một MC khi hợp tác với Apex sẽ phải có ít nhất hai lần phải tổng dợt. Chưa kể, sự kiện vốn được doanh nghiệp xem là uy tín của thương hiệu, nhằm gieo trồng và phát triển niềm tin to lớn mà các đối tác dành cho, thì sẽ có trường hợp MC phải dẫn trước toàn bộ chương trình tại văn phòng khách hàng để khách hàng thực sự yên tâm với từng chi tiết. Như vậy, quy trình của Apex có tổng cộng ba lần tổng duyệt chính thức với MC.
Apex luôn sắp xếp buổi tổng dợt với các MC trước khi sự kiện diễn ra
Có trường hợp, MC từ chối quy trình này vì nhiều lý do. Đội ngũ Apex vẫn cân đối và hài hòa giữa thời gian và lợi ích của các bên, bằng cách linh hoạt gởi tài liệu, brief qua điện thoại, chạy thử dưới sân khấu trước khi MC lên sân khấu tại buổi tổng duyệt… Nhưng bắt buộc tối thiểu là: ít nhất một lần tổng dợt, hiểu sâu toàn bộ doanh nghiệp, thương hiệu, concept sự kiện chứ không chỉ là những dòng chữ trong kịch bản. Bởi Apex luôn mong muốn rằng, các MC dẫn chương trình bằng sự hiểu biết sâu sắc lẫn tình cảm chân thật dành cho thương hiệu doanh nghiệp vì khoảnh khắc họ đứng trên sân khấu, họ chính là đại sứ của thương hiệu.
Giải thích từng chi tiết bên trong kịch bản giúp MC có thể hiểu sâu sắc chương trình và thương hiệu của doanh nghiệp
Vậy nên, khi chứng kiến một sự kiện nào đó mà MC nói sai hay thiếu, thì Apex cho rằng, phần lớn là do quy trình, do nhà tổ chức đã không đặt đúng tầm quan trọng của MC, xem nhẹ sự phối hợp và chuẩn bị, cũng như không đưa ra các tiêu chuẩn cao cho MC. Khắc khe nhưng chuẩn chỉnh, chính là những gì Apex hay được nhận phản hồi từ các bạn MC yêu quý.
Apex cùng MC tạo nên những chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ
Tại buổi chạy thử chương trình nói trên, team Apex và chị Lê Quỳnh Thư – CEO Apex Media đã brief (giới thiệu) với hai MC những nội dung bao gồm:
Tổng quan về doanh nghiệp, những thế mạnh, điểm nổi bật của doanh nghiệp, sơ nét về quá trình hình thành và phát triển, định vị thương hiệu, câu khẩu hiệu (slogan) vì đây là điều mà các MC cần nhắc đến trong sự kiện;
Tổng quan về dự án, chuỗi sự kiện, và ý nghĩa của riêng sự kiện này trong chuỗi sự kiện đó;
Concept, tagline, key message của sự kiện, đây là những điều MC cần hiểu và thấm để chuyển tải trọn vẹn nhất từ trái tim của MC;
Những điều cần lưu ý về phong cách, sở thích của Ban lãnh đạo doanh nghiệp và yêu cầu đối với người dẫn chương trình;
Những điều cần lưu ý về khách mời, những quan chức cấp cao;
Và cuối cùng là nhắc nhớ về thời gian, địa điểm, trang phục, trang điểm… mà MC cần lưu
Những nội dung quan trọng luôn được Apex brief kỹ càng với MC
Tại sự kiện, các MC luôn có một trợ lý chuyên trách – người am hiểu tốt nhất về sự kiện đang diễn ra. Mọi cập nhật nhỏ nhất từ đạo diễn và Ban tổ chức, sẽ thông qua trợ lý để tránh làm rối với MC. Tất nhiên, các MC giỏi nghề vẫn luôn chủ động, linh hoạt, ứng biến nhanh, và luôn tuân thủ trọn vẹn nội dung và yêu cầu của sự kiện.
Sẽ luôn có một Apex-er am hiểu về sự kiện đóng vai trò là trợ lý, hỗ trợ MC trong quá trình làm việc
Đôi lúc, đội ngũ Apex cũng tự hỏi rằng liệu mình có đang để tiêu chuẩn về sự chỉn chu làm áp lực lên mỗi nhân tố tham gia vào chương trình hay không. Nhưng Apex hiểu sâu sắc rằng, sự kỹ càng, cầu toàn và sát sao như thế chính là sự tôn trọng dành cho các MC, họ là người đồng hành cùng mình làm nên chất lượng sự kiện. Thế nên, cho dù quy mô sự kiện lớn nhỏ hay điều kiện tổ chức như thế nào, Apex vẫn luôn tìm cách tối ưu hóa sự chỉn chu trong từng chi tiết. Và chắc có lẽ vì thế, mà mỗi MC đồng hành cùng Apex lại luôn có cảm giác yên tâm, dồi dào niềm cảm hứng với thương hiệu trong từng lời trao gửi.