Chắc hẳn văn bản hành chính không phải là một khái niệm xa lạ với tất cả chúng ta. Trong công việc, mỗi người ít nhiều đều đã từng một lần tiếp xúc với văn bản hành chính, chẳng hạn như thông báo nghỉ lễ, Tết, quyết định bổ nhiệm, nội quy công ty v.v… Thoạt nhìn, chúng ta đều cho rằng, cách xây dựng nên một văn bản hành chính cũng tương tự như những loại văn bản thông thường khác. Thế nhưng, khi bắt tay vào soạn thảo, nhiều người trong chúng ta thường phải loay hoay chỉnh sửa nhiều lần mà trong lòng thì vẫn chưa rõ liệu viết như thế đã ổn hay chưa.
Thấu hiểu nỗi lòng của các nhân viên văn phòng, Apex Training Hub, một chương trình đào tạo kỹ năng “thực chiến” và gắn kết cộng đồng của Apex Multimedia, đã nhanh chóng ra mắt khóa học Giải mã văn bản hành chính và chính thức khai giảng lớp đầu tiên vào ngày 04/10/2021, nhận được sự hưởng ứng nồng nhiệt từ các học viên hiện đang là giám đốc điều hành, trưởng bộ phận hành chính – nhân sự, quản lý cấp cao của nhiều doanh nghiệp. Đồng hành cùng với khóa học là giảng viên Nguyễn Thị Thanh Thảo, Nguyên Tổng biên tập Tạp chí Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh và cũng là nhà sáng lập Công ty TNHH Giáo dục sáng tạo WeMaster, bằng những kiến thức hành chính được tích lũy trong hơn 20 năm công tác tại các đơn vị thuộc khối Nhà nước đã mang đến cho các học viên nhiều thông tin tổng quan hữu ích về hệ thống cơ quan Nhà nước, về khái niệm văn bản hành chính nói chung và các thể loại của văn bản hành chính.
Trong buổi học đầu tiên, các học viên đã được tìm hiểu khái niệm về văn bản hành chính. Đây là văn bản do một tổ chức ban hành, thể hiện ý chí của tổ chức đó trong việc vận hành hoạt động tổ chức hay dùng để giải quyết các mối quan hệ của tổ chức với các cá thể bên ngoài, bao gồm nhiều thể loại mà chúng ta thường gặp nhất như: công văn, hướng dẫn, thông báo, quyết định… Khi thực hiện một văn bản hành chính, cần phân định rõ thể loại cũng như ai/bộ phận/cơ quan nào sẽ là người tiếp nhận để từ đó, chúng ta mới có thể tạo nên một văn bản hành chính đúng chuẩn, biến nó thành một công cụ hiệu quả giúp chúng ta xử lý các vấn đề trong công việc.Ở buổi học thứ hai, các học viên đã cùng nhau giải mã những nguyên tắc và kỹ thuật xây dựng văn bản hành chính theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011.
Về nguyên tắc, một văn bản hành chính phải đảm bảo tính đúng đắn về hình thức trình bày lẫn nội dung bên trong. Mỗi loại văn bản hành chính sẽ có cách trình bày khác nhau, điển hình như công văn sẽ có cách trình bày tương đối khác với các loại văn bản còn lại. Về mặt nội dung, để tạo nên một văn bản hành chính có bố cục chặt chẽ thì người soạn thảo cần chú trọng trình bày mạch lạc, trọn vẹn một vấn đề, bao gồm ai, việc gì, như thế nào, lúc nào, thời gian có hiệu lực/hết hiệu lực. Đặc biệt, trong văn phong cần lưu ý tính khách quan, không suy đoán, không thể hiện thái độ thành kiến. Một văn bản hành chính hiệu quả khi và chỉ khi đảm bảo tính pháp lý và phù hợp văn hóa, đạo đức xã hội.
Về kỹ thuật xây dựng văn bản hành chính, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người viết cần xác định rõ các yếu tố như: vấn đề cần thông tin, mục tiêu của văn bản, phạm vi phát hành văn bản, thể loại văn bản. Khi phát hành văn bản hành chính, cần xem xét cẩn thận các quy cách như cách ký nháy, cách trình bày tổng thể văn bản đã đúng hay chưa, cách đóng dấu đỏ, số lượng phát hành đã phù hợp chưa. Ngoài ra, cũng cần chú ý đến phương thức phát hành văn bản như trực tiếp hay gián tiếp. Cuối cùng, trong buổi học tổng kết khóa, giảng viên đã giải đáp toàn bộ các thắc mắc của học viên thông qua những case study cụ thể ở cả khối Nhà nước lẫn doanh nghiệp, mang đến cho học viên những kiến thức sâu rộng và những gợi ý xử lý tinh tế liên quan đến vấn đề văn bản hành chính để học viên có thể áp dụng vào công việc tại doanh nghiệp của mình.
Với tất cả sự trân quý và tự hào dành cho các học viên, đội ngũ Apex Training Hub xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị học viên đã tham gia khóa học bằng 100% năng lượng tích cực, tinh thần học hỏi cao độ và sẵn sàng nỗ lực không ngừng để vượt qua các thử thách mà khóa học mang lại. Đó thực sự là niềm cổ vũ và động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cho các thành viên của Apex Training Hub để chúng tôi có thể ra mắt thêm nhiều khóa học hấp dẫn và bổ ích hơn nữa trong tương lai.
