Nếu bạn là trưởng phòng Marketing, trưởng phòng Event, trưởng phòng Nhân sự, phụ trách mảng quan hệ công chúng,… hay nói chung, là người nắm vai trò tổ chức các sự kiện công ty và đang gặp tình cảnh:
Cuối năm task chất chồng nhưng vẫn phải “gồng” để suy nghĩ và lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm
Chẳng biết bắt đầu từ đâu khi quá nhiều đầu việc nhỏ cần bạn thực hiện để đảm bảo cho một mùa Year End Party trọn vẹn
Đừng quá lo lắng, đã có Apex ở đây để sẵn sàng chia sẻ với bạn và mang đến những tips hữu ích cho mùa cuối năm bận rộn này. Hãy cùng Apex điểm qua một vài đầu việc quan trọng mà bạn nên làm cho mùa tiệc cuối năm nhé!
Xác định rõ mục đích của sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần làm chính là xác định rõ mục đích của sự kiện mà bạn muốn tạo ra. Bởi việc vạch ra rõ được một mục đích duy nhất sẽ giúp cho việc lên kế hoạch và chuẩn bị được tập trung một cách tốt hơn và dễ dàng hơn. Mục đích như sợi dây chắc chắn để bạn có thể bám vào và leo lên những bước tiếp theo một cách linh hoạt và an toàn.
Mục đích như sợi dây chắc chắn để bạn có thể bám vào và leo lên những bước tiếp theo một cách linh hoạt và an toàn
Sự kiện có một mục đích rõ ràng ngay từ ban đầu còn đảm bảo cho việc lan tỏa thông điệp và câu chuyện một cách mượt mà liền mạch. Và từ thông điệp ấy, dấu ấn của sự kiện sẽ được khắc sâu hơn trong lòng của mỗi người tham dự, là động lực để họ gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp của bạn.
Sáng tạo concept cho chương trình
Nếu bạn là khách mời của một buổi tiệc Year End Party, sẽ ra sao nếu suốt 2 tiếng đồng hồ trôi qua bạn chỉ nghe báo cáo về những con số, về thành tựu mà doanh nghiệp đạt được, hay những phần vinh danh dài không có điểm nhấn. Câu trả lời chắc chắn là nhàm chán hoặc đến khi ra về chẳng có một dấu ấn này được khắc ghi trong đầu bạn nhưng một sự kiện có câu chuyện, có concept hẳn hoi thì lại khác.
Sự kiện được đầu tư về mặt concept giúp cho thông điệp mà bạn mang đến được truyền tải một cách trọn vẹn
Sự kiện được đầu tư về mặt concept không chỉ gây ấn tượng với đối tượng tham dự, để họ cảm nhận được sự trân trọng mà bạn dành cho họ mà hơn thế nữa sự đầu tư đó còn giúp cho thông điệp mà bạn mang đến được truyền tải một cách trọn vẹn. Tuy nhiên, để có được một ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp là điều không hề đơn giản, bạn phải dành ra thời gian để nghiên cứu tìm hiểu và còn phải đong đếm xem ý tưởng ấy có khả thi với thực tế hay không.
Lập dự trù kinh phí tổ chức
Bảng dự trù kinh phí luôn cần thiết trong mọi hoàn cảnh và đối với một sự kiện điều này còn quan trọng gấp bội phần. Sau khi ý tưởng đã thành hình, việc tiếp theo bạn cần làm là lập nên bảng dự trù kinh phí với tất cả những hạng mục cần có để hiện thực hóa ý tưởng ấy.
Bảng dự trù kinh phí luôn cần thiết trong mọi hoàn cảnh và đối với một sự kiện điều này còn quan trọng gấp bội phần
Hãy bắt đầu ước lượng ngân sách mà bạn có thể chi trả cho từng hạng mục, tính toán và cân đo đong đếm để có được một con số dự trù phù hợp như bạn mong muốn. Tuy nhiên, bạn cũng đừng quên chuẩn bị thêm một nguồn kinh phí, vì một khi đã bắt tay vào thực hiện sự kiện sẽ không tránh khỏi có những chi phí phát sinh.
Khảo sát địa điểm, khảo sát chi phí của tất cả các hạng mục
Một khi bảng dự trù kinh phí đã được lập nên, bước tiếp theo bạn cần làm là khảo sát mức giá thực tế của những hạng mục ấy. Đầu tiên, bạn cần khảo sát trước địa điểm tổ chức, xem xét xem địa điểm ấy có phù hợp với số lượng khách mời cùng ý tưởng, dự định ban đầu của bạn, cơ sở vật chất và chi phí có phù hợp với tài chính của bạn.
Bạn cần khảo sát trước địa điểm tổ chức, xem xét xem địa điểm ấy có phù hợp với số lượng khách mời cùng ý tưởng, dự định ban đầu hay không
Bên cạnh đó, một sự kiện được tổ chức còn được tạo nên từ rất nhiều hạng mục nhỏ. Do đó đừng quên khảo sát chi phí của từng hạng mục như là: thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led cho đến sân khấu, photobooth hay quà tặng sau chương trình,… để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Tìm kiếm nhân sự hỗ trợ tổ chức
Cho dù đã có một kế hoạch hoàn hảo đến đâu bạn cũng không thể tự tay làm hết tất cả mọi công việc trong sự kiện. Do đó, bạn cần tìm kiếm thêm một vài nhân sự hoặc lập nên một nhóm có năng lực để cùng bạn thực hiện công việc này.
Bạn cần tìm kiếm thêm một vài nhân sự hoặc lập nên một nhóm có năng lực để cùng bạn thực hiện sự kiện này
Khi bạn là nhà quản lý, là trưởng phòng việc giao việc cho các cộng sự phòng ban làm cùng bạn là việc không quá khó khăn. Tuy nhiên, bạn có bao giờ nghĩ những nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức sẽ nghĩ gì khi bản thân phải dành thời gian để tổ chức, gánh vác một lúc nhiều việc mà không được thoải mái tận hưởng đêm tiệc? Trong khi, đó là món quà “bất ngờ” vốn dĩ thuộc về họ? Hãy thử một lần đặt mình vào tâm thế của nhân sự để nghĩ xem họ cảm nhận như thế nào nhé! Apex tin rằng ngay sau đó bạn sẽ có những quyết định khác cho kế hoạch tổ chức Year End Party năm nay!
Apex hiểu rằng, trong mùa cuối năm này nhà quản lý, trưởng phòng không chỉ phải bận rộn với những công việc còn dang dở mà còn là lên kế hoạch cho một hành trình mới sắp đến. Trong guồng quay tất bật ấy, bạn sẽ có rất ít thời gian để dành cho việc tự tay lên kế hoạch và hoàn tất hết tất cả các công việc cho một Year End Party chỉn chu. Và tất nhiên thời gian, công sức dành cho từng đầu việc này là không hề nhỏ.
Thay vì gồng mình gánh nhiều task mà chẳng thể đảm bảo mọi thứ đều chỉn chu như mong muốn của bạn, hãy dành thời gian quý báu đó để tập trung cho công việc chính, cho lý tưởng mà bạn vẫn đang theo đuổi và trao cơ hội đồng hành cho Apex! Chắc chắn, bạn sẽ yên tâm từ những bước đầu tiên cho đến một kế hoạch hoàn chỉnh và cuối cùng là một sự kiện chỉn chu và đầy ấn tượng. Bởi Apex sẽ luôn là người bạn đồng hành cùng bạn và thay bạn hoàn thành mọi hạng mục công việc chuyên nghiệp và mượt mà nhất. Hãy để bạn và những người đồng nghiệp có khoảng thời gian tuyệt vời, ý nghĩa, thỏa sức tận hưởng “món quà” cuối năm và cùng nhau hướng về những hy vọng tươi sáng cho chuyến hành trình kế tiếp!
