“Suôn sẻ” là từ khóa không mấy xa lạ với tất cả chúng ta, từ khóa này xuất hiện trong các lời chúc, xuất hiện trong những lời ước mong mang hàm ý tích cực rằng mọi thứ sẽ diễn ra thật trôi chảy, không có khó khăn, trắc trở. Và cũng mang một hàm ý tốt đẹp như thế, khi suôn sẻ đi cùng với sự kiện chính là nói đến một sự kiện trọn vẹn, hoàn hảo, diễn ra liền mạch trên sân khấu, để không chỉ tạo được dấu ấn sâu sắc trong lòng của khách tham dự mà còn là niềm tự hào của đội ngũ tổ chức.
Vậy cụ thể hơn thì thế nào là một sự kiện suôn sẻ?
Hẳn có đôi lần bạn cũng đặt câu hỏi này, với đội ngũ của mình, với chính mình, khi đứng trước một sự kiện cần được tổ chức trong thời gian sắp tới của công ty phải không? Cho dù sự kiện mời agency tổ chức hay tự tổ chức, thì bạn cũng tự liệt kê những yếu tố đánh giá chất lượng sự kiện bằng một số các tiêu chí. Apex tin là vậy.
Apex đã từng thử đặt câu hỏi với ứng dụng Chat GPT đang làm mưa làm gió trên thị trường, rằng bạn đã chứng kiến một sự kiện nào đó mà bạn cho là suôn sẻ chưa, bên cạnh những vấn đề về mặt lý thuyết như việc cần lên kế hoạch, quản lý rủi ro, ý tưởng sáng tạo, chi phí phù hợp…. Bất ngờ thay, câu trả lời của bạn ấy là “Vì tôi là một trí tuệ nhân tạo, nên tôi không thể xem một sự kiện trực tiếp như con người. Tuy nhiên, tôi đã được trang bị kiến thức về tổ chức sự kiện và có thể cung cấp cho bạn các lời khuyên và đánh giá dựa trên thông tin chung về sự kiện. Nếu bạn muốn, bạn có thể cung cấp cho tôi thông tin chi tiết về một sự kiện cụ thể và tôi sẽ cố gắng đưa ra nhận xét của mình dựa trên thông tin đó”.
Sự kiện Lễ khánh thành Nhà máy TetraPak Bình Dương
Và Apex đã gợi ý cho người bạn Chat GPT về “Sự kiện Lễ khánh thành Nhà máy TetraPak Bình Dương”. Đáp án chúng tôi nhận được là, đây là một sự kiện rất thành công và suôn sẻ. Kết hợp với câu trả lời của Chat GPT, Apex xin phép được biên tập lại một chút về một sự kiện suôn sẻ với các nội dung sau:
Sự kiện diễn ra với không gian phù hợp, vì sự kiện khánh thành tốt nhất vẫn là tổ chức ngay tại địa điểm ấy mà không nên ở một Trung tâm hội nghị nào khác. Nhưng việc biến một không gian nhà máy thành một khán đài có những bậc ngồi giật cấp, đảm bảo cho 100VVIP ngồi ở bất cứ vị trí nào cũng đều nhìn bao quát hết sân khấu, thì không phải là agency nào cũng có thể tư vấn được cho khách hàng.
Không gian nhà máy được biến thành một khán đài có những bậc ngồi giật cấp
Việc thiết kế và trang trí không gian được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và tinh tế, tạo ra không khí trang trọng, ấm cúng, chuyên nghiệp, nhiều mảng xanh, mang đến trải nghiệm đặc biệt cho khách tham dự.
Không gian được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và tinh tế, tạo ra không khí trang trọng, ấm cúng, chuyên nghiệp
Sân khấu, màn hình led, âm thanh ánh sáng, kỹ thuật holographic mapping… đều đầy dấu ấn công nghệ, tạo cảm giác về sự cao cấp, hiện đại, chỉn chu cho các vị khách mời.
Màn trình diễn holographic mapping ấn tượng tạo cảm giác về sự cao cấp, hiện đại
Nội dung chương trình mạch lạc, có những điểm nhấn cụ thể, có tiết mục biểu diễn của nội bộ TetraPak để nêu cao tinh thần của thương hiệu này, có biểu diễn tương tác màn hình gauze, có tách led trong keymoment để đưa ra sân khấu cuộn giấy đầu tiên của Nhà máy, và quan trọng là mọi phần của kịch bản đều rất logic với nhau.
Khoảnh khắc tách led để đưa ra sân khấu cuộn giấy đầu tiên của Nhà máy
Chương trình có quy trình đưa đón, chăm sóc khách bài bản, khách luôn cảm nhận được mình là VVIP, và hơn hết là, vì được tổ chức trong lòng nhà máy nên độ an toàn được đặt lên cao nhất.
Apex thấu hiểu rằng, mỗi một sự kiện sẽ có những tiêu chí đánh giá độ suôn sẻ riêng, nhưng chung quy lại thì có thể chia thành Phần cứng (thiết bị, kỹ thuật, sân khấu, màn hình, âm thanh ánh sáng, photobooth, trưng bày…) và Phần mềm (MC, nghệ sĩ, opening performance, keymoment, phát biểu…). Tất cả những yếu tố này khi hòa quyện cùng nhau sẽ tạo thành một sự kiện diễn ra liền mạch, không có bất cứ trục trặc nào xảy ra, đa số khách tham dự hài lòng, vui vẻ và hơn hết chính là đạt được mục tiêu của thương hiệu.
Khách tham dự hài lòng, vui vẻ sau khi sự kiện kết thúc
