Trước bối cảnh nền kinh tế nhiều biến động, việc cân đối ngân sách hợp lý song song với việc tổ chức một lễ kỷ niệm hoành tráng, dấu ấn vẫn là bài toán mà nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và cố gắng tìm ra giải pháp tối ưu nhất.  

Thực tế, doanh nghiệp không nhất thiết phải chi ra quá nhiều ngân sách cho các hạng mục chi tiết mà vẫn giữ trọn giá trị và tinh thần của sự kiện. Vậy đâu kim chỉ nam giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp tối ưu chi phí? Chắc chắn sẽ không có câu trả lời trọn vẹn, một công thức hoàn hảo, một bảng dự trù kinh phí vừa vặn với tất cả doanh nghiệp hay loại hình sự kiện. Vì vậy, bên cạnh những chia sẻ của Apex dưới đây, doanh nghiệp hãy xác định cho mình những mục tiêu dài hạn khi tổ chức sự kiện, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và dành niềm tin cho những đồng đội trên hành trình chinh phục Lễ Kỷ Niệm quan trọng trong năm của bạn nhé! 

“Tiêu không tốn” nhờ lên kế hoạch chi tiết 

Một chiến lược ngân sách chặt chẽ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và hạn chế các khoản phát sinh không cần thiết. Ngoài ra, thay vì đặt câu hỏi “Cắt giảm ngân sách ở đâu?”, doanh nghiệp nên xác định mục tiêu đạt được từ sự kiện. Việc xác định rõ ưu tiên sẽ giúp phân bổ ngân sách hợp lý, đưa ra những quyết định đầu tư tập trung vào các yếu tố thực sự tạo ra giá trị và để lại dấu ấn lâu dài trong lòng khách mời cũng như đối tác tham dự. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chi mạnh tay với những hạng mục nổi bật trong sự kiện để tạo nên một buổi Lễ Kỷ Niệm mang đậm dấu ấn cá nhân của doanh nghiệp. Song, hãy chủ động dự trù một khoản tăng thêm để không phải bối rối trước đặc điểm thường xuyên thay đổi của sự kiện trong thực tế nhé! 

Tận dụng nguồn lực có sẵn  

Thay vì phân bổ ngân sách vào những hạng mục nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí bằng cách khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có. Sử dụng địa điểm nội bộ, tận dụng nhân sự cho các vai trò như MC, quay phim, chụp ảnh, venue không chỉ giúp giảm đáng kể chi phí mà còn tăng tính chủ động trong quá trình tổ chức. 

Bên cạnh đó, việc huy động nội lực còn mang lại những giá trị vô hình, đặc biệt là sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Khi nhân sự cùng nhau đóng góp vào sự kiện, họ không chỉ cảm thấy mình là một phần quan trọng của cột mốc này mà còn lan tỏa tinh thần tự hào và đoàn kết. Chỉ cần một chiến lược sử dụng hợp lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo nên một chương trình chuyên nghiệp, ấn tượng mà không cần đầu tư quá nhiều vào các hạng mục phát sinh. 

Đừng ngại kết nối với Event Agency chuyên nghiệp 

Hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ giúp nhân sự của doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thực hiện mà còn khiến sự kiện được tối ưu hoá chi phí một cách tốt nhất. Tuy nhiên, có thể kể đến những “insight mất lòng” khi doanh nghiệp làm việc với agency thường gặp như quá nhiều sự can thiệp, các cuộc họp dài bất tận dẫn đến trễ deadline, trễ phản hồi,…và tệ nhất là một sản phẩm không làm hài lòng bất kỳ ai. Điều này thường khiến nhiều doanh nghiệp phải e dè khi lựa chọn người bạn đồng hành phù hợp cho Lễ Kỷ Niệm. 

Dẫu vậy, có một người bạn đồng hành tận tâm, thấu hiểu sẽ giúp cho sự kiện của bạn được tối ưu chi phí một cách tốt nhất. Bắt đầu từ giai đoạn hình thành nên ý tưởng, những đầu mục cơ bản trong kế hoạch, doanh nghiệp cần trao đổi cùng phía agency để thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu và hạn chế khi tổ chức Lễ Kỷ Niệm. Từ đó, những “cánh tay nối dài” này mới có cơ sở để phát triển ý tuởng và đưa ra giải pháp tốt nhất cho sự kiện. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể “bước về sau” và tin tưởng vào kinh nghiệm chuyên môn và các đề xuất đề ra của event agency. Qua đó, doanh nghiệp tránh những khoản chi không cần thiết mà vẫn đạt được mục tiêu sự kiện.