Phía sau nghề tổ chức sự kiện là sự căng thẳng tột độ, nụ cười, nước mắt của không chỉ một người.

Nghề nghiệp nào cũng đòi hỏi sức mạnh của tập thể (teamwork), nhưng cũng ít nghề nghiệp nào có thể thể hiện rõ ràng sức mạnh của tập thể như nghề tổ chức sự kiện. Phía sau những khoảnh khắc toả sáng, những tràn pháo tay không ngớt… là không ít “đêm trắng” của những người thực hiện – gồm đại diện thương hiệu, đơn vị tổ chức sự kiện và những cộng sự sản xuất, vận hành.

Chúng ta biết gì về nghề tổ chức sự kiện?

Theo bạn, thế nào là nghề tổ chức sự kiện? Có thể, bạn sẽ trả lời: đó là nghề thú vị vì thường xuyên gặp gỡ các nghệ sĩ thần tượng, đó là nghề “hot” vì mức thu nhập khá cao cho mọi vị trí từ đạo diễn đến vận hành… Tuy nhiên, bạn có biết, ánh hào quang đó chỉ là đoạn cuối đẹp đẽ của một bản nhạc trầm bổng, hay nói cách khác, đó là bề nổi của một tảng băng chìm khổng lồ? Một cách dễ hình dung nhất, nghề tổ chức sự kiện không khác một dây chuyền vận hành công nghiệp, bao gồm rất nhiều khâu khác nhau để cho ra sản phẩm hoàn thiện: tiếp nhận yêu cầu, ý tưởng, thiết kế, sản xuất, triển khai…

Mặc dù vậy, tổ chức sự kiện không đồng nghĩa với việc chỉ thực hiện những hạng mục nằm trong checklist đã thống nhất, mà cần nhìn rộng ra rằng đơn vị càng chuyên nghiệp, cứng cựa bao nhiêu, lại càng phải xử lý gọn ghẽ được những tình huống phát sinh đã lường trước hoặc chưa lường trước. Đơn cử như trong lúc thi công sắp hoàn tất màn hình LED treo 4 mặt cho một sự kiện, bỗng dưng một con đinh tán ở vị trí quan trọng gãy, trụ không chịu nổi sức nặng và gần như đổ sụp xuống sân khấu. Điều này xảy ra chỉ 8 tiếng trước giờ đón khách. Trong tình huống đó, nếu người thủ lĩnh của công ty tổ chức sự kiện không đủ bản lĩnh, chuyên môn, sự linh động và mối quan hệ; tinh thần, kỹ năng của đội ngũ nhân sự không vững vàng, kết quả là gì, hẳn bạn cũng có thể đoán được. Hoặc một ví dụ phổ biến hơn là MC của sự kiện bỗng dưng gặp sự cố trước giờ G, người làm sự kiện buộc phải đưa ra ít nhất 3 hướng giải quyết cụ thể kèm theo ưu điểm và rủi ro của từng lựa chọn một cách hợp lý.

Qua những ví dụ này, hẳn bạn đã phần nào có cho bản thân câu trả lời về nghề tổ chức sự kiện – một nghề gồm cả ánh hào quang và tất cả khắc nghiệt để ánh hào quang toả sáng rực rỡ!

Cần một đạo quân để tạo nên một sự kiện thành công

Có thể nói, đã chọn theo nghề tổ chức sự kiện, nghĩa là đã chọn trở thành một người lính với đầy đủ các phẩm chất: khoẻ mạnh, tỉnh táo, bền bỉ, linh động, kỉ luật, phối hợp nhịp nhàng với các đồng đội vì khi đã nhập cuộc, bạn không còn lựa chọn nào khác là tiến lên với tất cả tâm huyết và quyết tâm. Mỗi sự kiện được ví như một trận đánh lớn, mà trước đó cần những sách lược cũng như sự chuẩn bị chỉn chu, nghiêm túc về tổng thể lẫn chi tiết.

Nếu hỏi những người đang trong guồng quay của một sự kiện gần sát ngày diễn ra: “Bao nhiêu đêm không ngủ rồi?”, thì con số 1, 2 ngày bỗng dưng trở nên nhỏ bé như một lẽ hiển nhiên khi trong ekip có những người đã thức gần trọn một tuần lễ và trực chiến 24/24 tại hiện trường, cần mẫn triển khai một cách tỉ mỉ các hạng mục lớn nhỏ của sự kiện. Lại có những người tuy không túc trực thường xuyên ở hiện trường, nhưng họ vẫn cống hiến một cách tích cực khi cáng đáng những công việc liên quan đến giấy tờ, thương thảo giữa các bên để giữ công việc trôi theo một nhịp độ ổn định. Hay thậm chí các vị trí khác, thoạt nhìn tưởng không đóng góp được gì nhiều vào thành công của một sự kiện như chỉnh âm thanh ánh sáng, nhưng nếu không có sự nhạy bén và lành nghề của họ, các tần số sẽ chồng chéo lên nhau, các bài nhạc cho từng khoảnh khắc sẽ chuệch choạc, ánh sáng đánh tứ tung và thiếu mất ý đồ của tiết mục.

Chính những điều này, đã khiến những người hoạt động trong nghề tổ chức sự kiện trở nên gắn kết như một gia đình khi cùng làm, cùng ăn, cùng ngủ trong từng phút giây của dự án. Hay cũng có thể khẳng định rằng, chọn nghề sự kiện, tuy cực nhọc đến tận cùng, nhưng đồng thời cũng đem đến cảm giác thoả mãn đến tận cùng khi ánh đèn sân khấu tắt đi, nước mắt và nụ cười hoà quyện và sự vỡ oà sẽ xuất hiện với mọi xứng đáng.