Đi liền với những biến chuyển của nền kinh tế, sự phát triển vượt bậc của tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là công nghệ AI, năm 2023 vừa qua có rất nhiều những buổi hội thảo, hội nghị với đa dạng chủ đề được ra đời. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của cùng một thể loại sự kiện cùng lúc, khiến cho các sự kiện khó để lại dấu ấn trên thị trường.
Với tính chất đặc biệt là một sự kiện không đòi hỏi cao về mặt kỹ thuật, sân khấu, ánh sáng hay tiết mục trình diễn, các sự kiện hội thảo trong nhận định của nhiều người là sự kiện rất dễ tổ chức. Tuy nhiên, vì không có sự hỗ trợ hoành tráng nào từ các yếu tố nghệ thuật trình diễn nên việc làm sao để tổ chức cho thật hay, thật ấn tượng cũng chính là một bài toán khó.
Vậy một hội thảo có thể trở nên đặc biệt và ấn tượng dựa vào các yếu tố nào? Cùng Apex “điểm” qua một vài lưu ý sau đây nhé!
Nội dung là chìa khóa
Hội thảo là chương trình theo hướng chuẩn chỉnh, không cần sự đầu tư hào nhoáng về sân khấu, hiệu ứng hay các tiết mục trình diễn công phu. Do đó, điều có thể gây ấn tượng với người tham dự chỉ có thể là: nội dung.
Điều có thể gây ấn tượng với người tham dự chỉ có thể là: nội dung
Một chủ đề hấp dẫn, đúng với nhu cầu người nghe, đưa ra được những lát cắt và góc nhìn thú vị là yếu tố tiên quyết khiến hội thảo trở nên ấn tượng và thu hút. Khi lựa chọn chủ đề cần chú trọng vào đối tượng tham dự, xem họ là ai, điều họ thật sự muốn nghe là gì, nội dung nào sẽ dễ gây ấn tượng đối với họ và khiến họ không “ngao ngán” khi dành ra nhiều giờ để lắng nghe? Bên cạnh đó, khi xây dựng nội dung, cần lưu ý ưu tiên lợi ích người tham dự, tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin, cố chen phần xuất hiện của nhiều diễn giả nhưng nội dung thiếu liên kết, chưa khai thác đủ sâu khiến buổi hội thảo trở nên lê thê và… trống rỗng.
Người dẫn dắt, điều phối chuyên nghiệp
Với một chương trình “nói” xuyên suốt như hội thảo một người dẫn dắt sắc sảo sẽ giúp cho sự kiện trở nên sống động hơn bao giờ hết. Ngoài ra, một điều mà bạn cần lưu ý khi lựa chọn MC cho hội thảo chính là nên ưu tiên những người có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực thảo luận trong hội thảo, biết cách khai thác từ diễn giả để có thể truyền tải đến cho người tham dự trọn vẹn nội dung cũng như tạo không khi sôi nổi, thú vị xuyên suốt sự kiện.
Một người dẫn dắt sắc sảo sẽ giúp cho sự kiện trở nên sống động hơn bao giờ hết
Ngoài ra, nếu chương trình của bạn có các phiên thảo luận thì việc chọn lựa một người điều phối phù hợp cũng là một trong những yếu tố cần đặc biệt lưu ý. Người điều phối này cần phải là người trong ngành, không chỉ am hiểu mà còn phải có cách khơi gợi khéo léo để khán giả cởi mở hơn trong việc đặt câu hỏi, giao lưu cùng diễn giả.
Đội ngũ tổ chức chỉn chu
Nếu năng lực sáng tạo cần có cho các chương trình hội thảo là 100% thì năng lực vận hành có lẽ lên đến 200%. Bởi đây là chương trình không có quá nhiều đầu tư về sáng tạo, do đó để đạt được sự trọn vẹn, tạo được ấn tượng thì sự chỉn chu, chuyên nghiệp trong khâu vận hành là một trong những thước đo chuẩn xác nhất cho thể loại sự kiện này.
Sự chỉn chu, chuyên nghiệp trong khâu vận hành là một trong những thước đo chuẩn xác nhất cho thể loại sự kiện này
Từng bàn ghế, bảng tên được đặt ngay ngắn, thẳng tắp, âm thanh đủ “clean” tạo được sự dễ chịu xuyên suốt nhiều giờ liền, màn hình chiếu mượt mà, luôn có người hỗ trợ kịp thời đến diễn giả hay người tham dự,… tất cả sẽ được tạo nên từ một đội ngũ tổ chức tận tâm. Vì vậy lựa chọn những Event Agency chuyên nghiệp đồng hành cùng chương trình của doanh nghiệp bạn cũng là một trong những cách tối ưu giúp cho buổi hội thảo trở nên trọn vẹn nhất.
Tổ chức hội thảo thật sự không đơn giản như vẻ “bề ngoài” của nó. Một buổi hội thảo thành công không chỉ diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn trong 2 hay 3 giờ đồng hồ mà sự thành công đó được tính bởi những ấn tượng đọng lại, những kiến thức và giá trị mà nó mang đến cho người tham dự. Vì vậy, khi bắt tay vào tổ chức hội thảo, bạn cần chú ý những đầu mục quan trọng, như những điều Apex gợi ý bên trên để có được một kế hoạch tổ chức trọn vẹn, phát huy được ý nghĩa vốn có của nó.
Và nếu bạn muốn việc tổ chức hội thảo trở nên đơn giản hơn thì sự đồng hành của một Event Agency là vô cùng cần thiết. Là một đơn vị đồng hành cùng nhiều hội nghị, hội thảo lớn của các Sở ban ngành, các tổ chức và doanh nghiệp, Apex sẽ luôn là cánh tay nối dài giúp hội thảo hay những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp bạn trở nên chỉn chu, ấn tượng hơn bao giờ hết.